Investiție de 50.000 de euro într-o aplicație care scurtează timpul petrecut la notar

Gorun & Asociații – Societate Profesională Notarială a investit 50.000 de euro într-o aplicație care oferă clienților posibilitatea de a se programa online și de a reduce substanțial timpul de așteptare la notar. Clienții biroului notarial pot accesa site-ul www.gorunsiasociatii.com/programari și alege de la rubrica programare online documentul de care au nevoie, apoi selectează ora și ziua și introduc datele personale, iar actul este gata redactat. Aplicația Programare on-line targetează o anumită categorie de acte notariale.

Actele nu pot fi autentificate însă în mediul on-line, ceea ce presupune un drum la sediul biroului notarial (actele se autentifică potrivit legii doar în fața notarului). Concret vă veți prezenta la sediul biroului notarial pentru a fi identificat, pentru luarea semnăturii și a consimțământului, însă veți avea actul deja redactat pentru analiză și, eventual, semnare.

Aplicația Programare on-line targetează o anumită categorie de acte notariale, cum sunt procurile și declarațiile în mod special, dar și alte acte netranslative de proprietate. Procurile și declarațiile sunt acte unilaterale de voință, solicitate în marea majoritate a cazurilor de autoritățile publice locale, primării, organele de poliție, serviciul pașapoarte, Registrul Auto Român, instituții de invățământ și altele, în vederea înregistrării sau a finalizării unor proceduri cum sunt înmatricularea unui autoturism, obținerea unor drepturi cum ar fi pensia, alocația, ajutorul social, apoi obținerea pașapoartelor pentru minori, ridicarea sau depunerea unor acte de studiu, depunerea dosarelor pentru obținerea unei locuințe, depunerea declarațiilor la ANAF etc.

Tocmai aceste acte amintite anterior pot crea probleme fiindcă, de obicei, solicitanții se așteaptă ca ele să fie făcute pe loc, având un conținut mai scurt, nefiind necesară îndeplinirea unor proceduri prealabile de către notar.

De partea cealaltă însă, lucrurile stau așa: instrumentarea unui act parcurge  de obicei 3 etape sau faze cu 3 timpi diferiți: luarea corectă a informațiilor, redactarea actului și eliberarea actului.

Luarea corectă a informațiilor

De obicei, clienții sunt trimiși de reprezentanţii instituţiilor statului către notar în vederea obținerii unor declarații sau procuri autentice fără să li se spună cu precizie care este conținutul actului cerut și la ce folosește, astfel încât aceștia să știe ce să ceară. De obicei li se spune ”știe notarul”. Din acest motiv culegerea de informații făcută de notar sau de angajații biroului în vederea redactării actului este anevoioasă, necesită timp, întrebări suplimentare la telefon sau la birou, informația în vederea redactării actului se ia din mai mute discuții succesive, poate chiar din mai multe surse. Rezultă că timpul de realizare a luării informațiilor (parte componentă a timpului de realizare a unui act) este mai lung.

Redactarea actului

În urma luării tuturor informațiilor necesare, se trece la redactarea actului. Amintim că simpla introducere a unor date de identificare a persoanei nu reprezintă redactare. Actele nu au un conținut predeterminat, iar solicitările sunt de multe ori diferite pentru același tip de declarație sau procură. Timpul de redactare poate fi cuantificat.

Eliberarea actului

Constă în aplicarea tuturor ștampilelor și a timbrului sec, capsarea actulului, încasarea și emiterea instrumentelor de plată. Deci avem și aici un interval de timp de care trebuie să ținem seama, atunci când vorbim de timpul de realizare a unui act simplu. Timpul de eliberare poate fi cuanificat. Dacă etapele 2 și 3 țin de organizarea activității notarului, cu etapa 1 e mai complicat din considerentele de mai sus.  Programarea on-line rezolvă practic această problemă. Pașii sunt simpli și vă salvează timp prețios.